El Expediente Digital se convierte en el sustituto del expediente ferroviario para los trabajadores sociales

El Archivo Digital reemplaza al tradicional, que puede ser una molestia para muchos de nosotros, desde las innumerables bromas sobre la idea hasta el papeleo real que debe manejarse con cuidado.

la que se desempeñen en el ámbito de los servicios sociales, dentro de instituciones estatales u organizaciones no gubernamentales, podrán optar por la versión electrónica, es decir, el Expediente Digital del beneficiario. Les facilitará completar la documentación, pero también acceder al historial de los beneficiarios, en condiciones seguras de procesamiento de datos.

El archivo digital se puede descargar por ahora en dispositivos Android desde Google Play, con la versión iOS próximamente. Se puede acceder a la versión de escritorio en pagina oficial del proyecto. Para utilizar la solución, la organización o institución que desee integrar el «Expediente Digital» a su práctica laboral solicita una cuenta de usuario en la plataforma. Después de su creación, se pueden generar cuentas para cada uno de sus empleados.

El Expediente Digital es el futuro de la gestión eficiente y rápida

Entre las ventajas de utilizar el “Expediente Digital” se encuentran la recolección de datos de los beneficiarios en formato electrónico, manteniendo un historial de los mismos accesible en cualquier momento, desde un teléfono, tableta o PC, reporte simplificado a las Direcciones Generales de Asistencia Social, pero también reduciendo el tiempo destinado a la centralización, transcripción y construcción de informes, los datos pueden ser recolectados e ingresados ​​a la plataforma «Archivo Digital» en tiempo real.

La solución también permite la configuración de formularios de acuerdo a las necesidades de cada organización o institución. El Archivo Digital también es una herramienta útil para las organizaciones que operan en áreas vulnerables, donde el acceso a los servicios para los miembros de la comunidad es reducido o inexistente, porque permite la recolección recurrente de información, por ejemplo, sobre su estado de salud.

Las organizaciones no gubernamentales acreditadas como prestadoras de servicios sociales y de servicios estatales están obligadas a completar una gruesa documentación en forma de expediente físico, denominado «expediente de beneficiarios». Una encuesta basada en un cuestionario aplicado por FDP Cluj entre enero y junio de 2020 entre aproximadamente 100 empleados de organizaciones no gubernamentales y departamentos de asistencia social de todo el país habla por sí solo.

De estos, 50 manifestaron que dedican el 75% de su tiempo de trabajo a completar los expedientes de los beneficiarios y 48 manifestaron que los expedientes contienen varios documentos en los que es necesario llenar los mismos datos. Otro factor que complica la actividad de los trabajadores sociales es la necesidad de volver constantemente a la documentación de seguimiento preparada previamente.

El reemplazo digital del archivo ferroviario es solo un ejemplo de que el mundo avanza rápidamente hacia las soluciones óptimas que ofrece la tecnología, y las ventajas de tal «migración» se basan en la eficiencia y la productividad:

«Bajo la constante presión del tiempo, nos complace poder probar e implementar una aplicación digital diseñada para facilitar el trabajo de los trabajadores sociales, una herramienta que puede volverse indispensable para los profesionales en este campo. La solución les permite realizar su trabajo diario, desde cualquier lugar y en cualquier momento, teniendo un acceso rápido y seguro a los datos necesarios para realizar sus tareas diarias. Menos trabajo manual y mejora de la productividad del trabajador social son solo algunos de los beneficios de esta aplicación digital, beneficios que nos ayudarán a lograr eficiencia, rapidez, productividad y una importante reducción de errores” Cosmina Simiean Nicolescu, Directora General de la Dirección General de Asistencia Social del Municipio de Bucarest (DGASMB).

El proyecto fue financiado por la Fundación Vodafone Rumania a través del programa estratégico «Connecting for Good» y fue desarrollado por la Cluj People’s Development Foundation (FDP Cluj), con el apoyo de Code for Romania, dentro de Civic Labs.

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