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Cada usuario de Microsoft 365 habilitado para correo con la licencia correcta puede usar el Archivo en línea (también conocido como un Archivo local o Archivo en línea de Exchange) función de buzón. Un archivo local es un tipo especial de buzón asociado con el buzón de un usuario y está disponible tanto en Outlook como en Outlook en la Web.
Los usuarios pueden usar los buzones de archivo junto con sus buzones principales. Si su buzón se ha vuelto demasiado grande y no puede recibir ni enviar correos electrónicos, puede configurar el archivado automático en un archivo local.
Las políticas de archivo en Microsoft 365 le permiten definir reglas para cuando sus elementos de correo electrónico se muevan automáticamente desde su buzón de correo al archivo en línea. Sin embargo, solo puede acceder a los datos del archivo con una conexión a Internet en línea. Además, al buscar en un buzón, el resultado de la búsqueda del buzón de archivo no se muestra en Outlook.
Elegibilidad de archivo de Exchange Online
No todos los buzones de Exchange son elegibles para el archivado de buzones en línea. La elegibilidad y el tamaño máximo del buzón de archivo dependen de su licencia.
- Con las licencias base de Microsoft 365 Business Basic, Standard y E1, el tamaño del buzón de archivo está limitado a 50 GB;
- Archivo en línea de 1,5 TB está disponible con las licencias Microsoft 365 Business Premium, E3 y E5.
Habilitación del buzón de archivo de Exchange Online
De forma predeterminada, el Archivo en línea no está habilitado para todos los usuarios de Microsoft 365, incluso para aquellos con la licencia adecuada. Puede activar o desactivar el archivo en línea a través del Centro de administración de Exchange o Exchange Online PowerShell.
Uso del Centro de administración de Exchange para habilitar el buzón de archivo
- Inicie sesión en el Centro de administración de Exchange.
- Vaya a Destinatarios > Buzones y haga clic en el buzón para administrar.
- Haga clic en el Otros pestaña y Administrar el archivo del buzón.
Nota. Compruebe cómo excluir notas del archivo en Office 365.
- Aquí puedes girar Exchange Online Archiving activado o desactivado. El Nombre campo es opcional.
Una vez habilitado, verá las estadísticas del buzón de archivo en esta página. Si no personalizó el nombre del buzón de archivo, el nombre predeterminado sigue al “Archivo en el lugar –» convenio de denominación.
Uso de Exchange Online PowerShell para habilitar el buzón de archivo
También puede habilitar el archivo en línea mediante PowerShell:
- Conéctese a Exchange Online PowerShell:
Connect-ExchangeOnline
- Ejecute el siguiente comando para habilitar el buzón de archivo de Exchange Online para el usuario especificado.
Enable-Mailbox -Identity fotis.alebrt -Archive
- Una vez que el Archivo en línea esté habilitado, ejecute este comando para verificar el nombre del archivo:
Get-Mailbox -Identity fotis.alebrt | Select-Object ArchiveName,ArchiveGUID
- Una separacion «Archivo InPlace -” El buzón aparecerá en el cliente de Outlook y Outlook Web App.
Pista. Su buzón principal tiene una carpeta Archivo separada, una carpeta normal que puede cambiar el nombre en Outlook. Es diferente del buzón de archivo de Exchange Online.
Asignación de la política de archivado de Office 365
Los usuarios pueden mover manualmente cualquier elemento del buzón principal al buzón de archivo. Pueden seleccionar el correo electrónico, hacer clic con el botón derecho en él y elegir Mover > Archivo en el lugar.
También pueden aplicar políticas de archivo para un enfoque más optimizado y automatizado.
Están disponibles cuatro políticas de archivado que se pueden aplicar a las carpetas de los buzones. Seleccione la carpeta a la que desea aplicar la política de archivo, haga clic derecho sobre ella y seleccione la Política de archivo que necesita:
- Mudanza personal de 1 año al archivo
- Mudanza personal de 5 años al archivo
- Personal nunca mover al archivo
- Usar política de carpeta principal
Creación de una nueva política de archivado de Office 365
Las políticas de archivo listas para usar son pocas e insuficientes para algunas organizaciones. Pero un administrador de Exchange Online puede crear políticas de archivado adicionales para Outlook mediante el Centro de administración de Microsoft 365 o mediante PowerShell. Preferimos usar la consola de PowerShell.
Suponga que desea crear una nueva política de archivado que mueva automáticamente los elementos con más de tres meses de antigüedad al archivo local. Aquí está el proceso usando PowerShell.
Ejecute el siguiente comando para crear una nueva política de archivo que mueva automáticamente los elementos con más de tres meses de antigüedad al archivo local.
New-RetentionPolicyTag "Personal 3 Month Move to Archive" -Type Personal -RetentionEnabled $true -AgeLimitForRetention 90 -RetentionAction MoveToArchive
Este comando crea una nueva etiqueta de política de retención llamada «Traslado personal de 3 meses a archivo” con un límite de retención de 90 días antes de pasar al buzón de archivo.
Ahora que se ha creado la etiqueta de retención, debemos incluirla en una política de retención de MRM nueva o existente. En este ejemplo, agregaremos el recién creado ‘Traslado personal de 3 meses a archivo‘ etiqueta de retención en el ‘Política de MRM predeterminada‘ Política de retención.
# Specify the retention policy and retention tag.
$retentionPolicy = 'Default MRM Policy'
$policyTag = 'Personal 3 Month Move to Archive'# Get existing retention tags linked to the retention policy
$taglinks = (Get-RetentionPolicy $retentionPolicy).RetentionPolicyTagLinks
# Add the new archive retention policy tag
$taglinks.Add($policyTag)
# Update the retention policy
Set-RetentionPolicy -Identity $retentionPolicy -RetentionPolicyTagLinks $taglinks
Espere a que se active el Asistente para carpetas administradas y la nueva política de archivado de Office 365 se agregará a los usuarios. Los usuarios ahora pueden ver esta política de archivado de Office 365 en Outlook y aplicarla a carpetas y elementos.
Pista. En Microsoft 365, también puede configurar Política de retención de Office 365 que define cuándo se eliminará un correo electrónico.
Conclusión
La configuración de una política de archivado de Office 365 es crucial para la gestión y el cumplimiento efectivos de los datos. Esta publicación de blog exploró los pasos necesarios para configurarlo.
Al comprender las etiquetas, políticas y acciones de retención, las organizaciones pueden personalizar sus políticas de archivado para satisfacer sus necesidades específicas.
El monitoreo regular y la educación de los usuarios son esenciales para mantener la efectividad de las políticas. En última instancia, una política de archivado bien configurada promueve la gestión responsable de datos, el cumplimiento normativo y una mejor gestión de datos.
