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Microsoft Teams se ha convertido en una herramienta de colaboración popular para empresas de todo el mundo, lo que permite que los equipos se comuniquen y trabajen juntos sin problemas. Pero con tantas tareas que administrar, puede ser abrumador realizar un seguimiento de todo manualmente.
Afortunadamente, Microsoft ofrece una herramienta de automatización llamada Power Automate, que puede ayudar a simplificar y agilizar los procesos. Un ejemplo de integración de Power Automate Planner es la creación automática de una tarea cuando se detecta un nuevo mensaje de canal de Teams.
Estén atentos y demostraremos un ejemplo de caso de uso de la integración de Power Automate Planner con MS Teams.
El flujo de equipos de Power Automate Planner
Este ejemplo aborda un sistema de creación de tareas de muestra en Planner que puede ser similar a un sistema de emisión de boletos. En lugar de crear una nueva tarea manualmente, Power Automate puede monitorear un canal en busca de nuevas conversaciones y usar sus detalles para crear una nueva tarea de Planner.
Los pasos de alto nivel son los siguientes.
- El usuario inicia una nueva conversación en un canal de Microsoft Teams.
- Power Automate supervisa el canal en busca de nuevas conversaciones.
- Power Automate crea una nueva tarea de Planner con detalles basados en el mensaje del canal.
- Power Automate responde al mensaje del canal original que se ha creado una nueva tarea.
El flujo de alto nivel se muestra en el siguiente diagrama.
Los requisitos
Este flujo requiere los siguientes componentes.
Licencia de usuario
La cuenta de usuario que usará para conectar Power Automate a Teams y Planner debe tener una licencia válida (o licencias) para acceder a:
- Automatización de energía
- Equipos de Microsoft
- Planificador de Microsoft
Canal de equipos de Microsoft
Este canal de Teams será el punto de entrada para nuevas tareas en Planner. Este canal puede ser privado o público, según sus preferencias o requisitos.
En este ejemplo, creé un canal llamado Problemas de la API ficticia dentro de Equipo DevOps.
Plan de planificador de Microsoft
Este Plan es donde Power Automate creará la tarea para cada nueva conversación iniciada en el canal de Teams. Depende de usted diseñar los cubos.
En mi ejemplo, creé un «Problemas de la API ficticia” y todas las tareas nuevas creadas por Power Automate irán al “Nueva edición» balde.
Creación del flujo de equipos de Power Automate Planner
Después de preparar los requisitos, podemos comenzar a crear el flujo de Power Automate. Primero, inicie sesión en su aplicación Power Automate en https://make.powerautomate.com/ y haga clic Crear → Flujo de nube automatizado.
Disparador: cuando se agrega un nuevo mensaje de canal
Ingrese el nuevo nombre de flujo y elija el disparador. A continuación se muestran los detalles de este ejemplo.
- Nombre de flujo: Crear tareas automáticamente en Planner para problemas de API ficticias
- Elija el disparador de su flujo: Cuando se agrega un mensaje de canal nuevo
- Tenga en cuenta que «Cuando se agrega un nuevo mensaje de canal» se activa solo cuando se crea un nuevo mensaje raíz en el canal. Las respuestas a un mensaje de canal existente se ignoran.
Seleccione el equipo y el canal para monitorear y haga clic en Nuevo paso.
Condición: Compruebe si el mensaje del canal no está vacío
A continuación, agreguemos una Condición para que sirva como nuestra cláusula de protección. Esta condición prueba si el mensaje del nuevo canal tiene un asunto. Si no hay sujeto, entonces el flujo no continuará.
La expresión utilizada es:
empty(triggerOutputs()?['body/subject'])
Esta condición garantiza que solo se procesarán los mensajes nuevos con una línea de asunto porque el título de la nueva tarea será la línea de asunto del mensaje.
La Condición crea dos ramas de resultados: “En caso afirmativo» y «Si no”. Continuaremos creando pasos dentro del “En caso afirmativo” rama en este ejemplo.
Acción: obtener detalles del mensaje
Ahora que determinamos que el mensaje del canal tiene un asunto, recuperemos los detalles del mensaje para que podamos usarlos como referencia más adelante.
Haga clic en «Agregar una acción” y seleccione el “Obtener detalles del mensaje» acción.
Selecciona el «Identificación del mensaje” contenido dinámico en el campo “Mensaje”.
Seleccionar Canal como el Tipo de mensaje.
Seleccione el nombre del equipo de la Equipo campo.
Seleccione el nombre del canal de la Canal campo.
Acción: Redactar el ID de referencia
Agregar una ID de referencia a una tarea ayuda a identificar de manera única la tarea creada. Puede pensar en una ID de referencia como una referencia o un número de ticket.
En este ejemplo, el ID de referencia se derivará de la marca de tiempo del prefijo «SR-» de creación del mensaje del canal.
SR-yyMMdd-hhmmssff
Haga clic en «Agregar una acción” y seleccione el Componer acción.
En el «Componer”, agregue esta expresión dentro del Entradas campo. Esta expresión utiliza la [concat() function](https://learn.microsoft.com/en-us/power-platform/power-fx/reference/function-concatenate) para concatenar «SR-” y el formato de fecha y hora ‘aammdd-hhmmssff‘.
concat('SR-',formatDateTime(triggerOutputs()?['body/createdDateTime'],'yymmdd-hhmmssff'))
Cambie el nombre de este paso como “Redactar ID de referencia”.
Acción: crear una tarea del planificador
Este paso crea una nueva tarea en Planner.
Haga clic en «Agregar una acción” y seleccione el “crear una tarea» acción.
Especifique los detalles de la nueva tarea de Planner que se creará:
Identificación del grupo: seleccione el grupo al que está asociado el planificador.
identificación del plan: seleccione el nombre del plan en el menú desplegable.
Identificación del segmento: seleccione el depósito en el que se creará la nueva tarea.
Título: Introduzca esta expresión para el título de la tarea:
concat(outputs('Compose_Reference_ID'),' | ', triggerOutputs()?['body/subject'])
La expresión anterior combina el ID de referencia creado en el «Redactar ID de referencia«, el carácter de canalización («|») y la línea de asunto del mensaje del canal de Teams.
Acción: Actualizar la tarea del planificador
La tarea se creó en el paso anterior (Crear una tarea del planificador), pero la única información que tenía era el título de la tarea. Actualizaremos la descripción de la tarea con el texto del cuerpo del mensaje del canal en este paso.
Haga clic en «Agregar una acción” y seleccione el “Actualizar detalles de la tarea» acción.
En el identificación de la tarea campo, seleccione el contenido dinámico Id. Esta es la identificación de la tarea creada en el anterior «crear una tarea» paso.
En el Descripción campo, seleccione el “Cuerpo PlainTextContent” contenido dinámico.
Acción: Responder con un mensaje
Una vez que Power Automate crea automáticamente la tarea del Planificador, el remitente debe recibir una respuesta para su confirmación. Agregaremos un paso para responder al mensaje original para la siguiente acción.
Haga clic en «Agregar una acción” y seleccione el “Responder con un mensaje en un canal» acción.
Seleccionar «robot de flujo» en el «Postear comocampo y Canal en el «Publicar» campo.
Selecciona el «Responder a la identificación” contenido dinámico en el “Identificación del mensaje» campo. Este campo representa el ID del mensaje a responder.
Selecciona el Equipo y Canal. Escriba el mensaje de respuesta en el cuadro Mensaje. Puede personalizar el mensaje y aplicar etiquetas de formato HTML si lo prefiere.
Finalmente, haga clic en Ahorrar para guardar su nuevo flujo de Power Automate Planner Teams. Su flujo debe ser similar al que se muestra a continuación.
Probar el flujo de equipos de Power Automate Planner
Una vez que haya creado el flujo, es una buena práctica probarlo. Para hacerlo, haga clic en el botón Prueba botón.
Seleccionar A mano y haga clic en el Prueba botón.
Cambie a Microsoft Teams y haga clic en Nueva conversación dentro del canal.
Haga clic en el Formato botón.
Escriba el asunto y el cuerpo del mensaje y haga clic en Enviar.
Vuelve a tu Flow y confirma el resultado. El siguiente ejemplo muestra que el flujo se ejecutó correctamente.
Para confirmar aún más, verifique el mensaje del canal y verá la respuesta de Power Automate.
Haga clic en el ID de referencia para abrir la nueva tarea en Planner.
¡Eso es todo! A partir de este momento, las nuevas conversaciones en el canal de Teams tendrán una tarea correspondiente creada en Planner.
Conclusión
A lo largo de esta publicación de blog, exploramos el proceso paso a paso para configurar un sistema de creación de tareas automatizado mediante Power Automate y Microsoft Teams. Aprendimos a crear un flujo que se activa cuando se publica un nuevo mensaje en un canal específico de Teams y crea automáticamente una tarea correspondiente en Planner.
Al aprovechar el poder del flujo de Power Automate Planner Teams, puede automatizar la creación de tareas en Planner y optimizar el flujo de trabajo de su equipo. Adoptar la automatización puede desbloquear nuevos niveles de eficiencia, precisión y colaboración, lo que permite a su equipo lograr sus objetivos de manera más efectiva.
Entonces, dé el primer paso hacia la gestión automatizada de tareas y experimente el poder transformador de la tecnología en su vida laboral diaria.
