¿Cómo configurar un descargo de responsabilidad por correo electrónico en Microsoft 365 (Exchange Online)? – 2xsoftware

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Un descargo de responsabilidad por correo electrónico es un pequeño fragmento de información que le advierte que el elemento del correo electrónico contiene información confidencial (el destinatario no debe copiar, reenviar o imprimir el mensaje), información de derechos de autor, aviso legal, etc. Un descargo de responsabilidad por correo electrónico normalmente se agrega al final de cualquier correo electrónico saliente enviado dentro o fuera de su organización. En este artículo, le mostraremos cómo agregar un descargo de responsabilidad a todos los correos electrónicos salientes en Exchange Online (Microsoft 365).

En Exchange Online, puede usar reglas de transporte (reglas de flujo de correo) para crear y aplicar una renuncia de responsabilidad a todos los mensajes de correo electrónico salientes.

1. Inicie sesión en el Centro de administración de Exchange con una cuenta con permiso de «Administración de la organización»;
2. Ampliar la sección flujo de correo > Normas.
3. Hacer clic Agrega un regla y seleccione el tipo de regla Aplicar descargos de responsabilidad;
   
4. Especifique el nombre del descargo de responsabilidad: Aviso legal predeterminado Descargo de responsabilidad Saliente.
5. Luego configure las siguientes opciones:
   Aplicar esta regla si: El destinatario es externo/interno -> ubicado fuera de la organización (NotInOrganization)
   Haz lo siguiente: Aplicar un descargo de responsabilidad al mensaje -> agregar descargo de responsabilidad
6. Puede utilizar texto sin formato simple o texto con formato HTML enriquecido como descargo de responsabilidad (aviso legal). En este ejemplo, pegaremos el siguiente código HTML:

   <div style="background-color:#D5EAFF; border:1px solid #336699; padding:.6em; ">
   
   <span style="font-size:12pt; color:#CC0000;">Disclaimer</span></br>
   
   <p> <i>
   
   The contents of this e-mail are intended only for the person or entity to whom it is addressed. This e-mail may contain confidential information. If you are not the person to whom this message is addressed, please note that any use, reproduction or distribution of this message is strictly prohibited. If you have received this in error, please contact the sender and delete this email and any attachments immediately.</i></p>
   
   <span style="padding-top:10px; font-weight:bold; color:#CC3399; font-size:10pt; <a href="https://theitbros.com/"> 2xsoftware.com</a></span></br>
   
   </div>

7. Seleccionar Envoltura en el Seleccione uno si no se puede insertar el descargo de responsabilidad campo (esta opción también se conoce como alternativa a la regla de descargo de responsabilidad). En este modo, si Exchange no puede cambiar el contenido de algunos mensajes y agregar un descargo de responsabilidad a un correo electrónico (por ejemplo, si está encriptado), crea un nuevo correo electrónico y le agrega el mensaje original como archivo adjunto.
   Nota. También puede utilizar las siguientes opciones aquí: Ignorar (enviar el mensaje sin el descargo de responsabilidad) o Rechazar (el correo electrónico no se enviará y se generará el mensaje NDR).
   
8. Haga clic en Siguiente;
9. En la siguiente pantalla, seleccione Modo de regla > Hacer cumplir (para aplicar inmediatamente) > Siguiente;
   
10. Para aplicar la nueva regla de transporte, haga clic en ella y seleccione Habilitado.
    

Intente enviar cualquier correo electrónico a una dirección de correo electrónico externa (fuera de su inquilino de Exchange Online). La regla de transporte agregará automáticamente el código HTML de su descargo de responsabilidad al mensaje de correo electrónico.

Tenga en cuenta que puede personalizar un descargo de responsabilidad por correo electrónico global insertando automáticamente la información del usuario del atributo de Azure AD. Por ejemplo, para incluir el nombre del remitente en el texto del descargo de responsabilidad, agregue %%DisplayName%% al código HTML del descargo de responsabilidad. El texto de exención de responsabilidad también es compatible con los siguientes tokens de remitente:

• %%Ciudad%%
• %%Compañía%%
• %%País o Región%%
• %%Departamento%%
• %%Nombre para mostrar%%
• %%Fax%%
• %%Nombre de pila%%
• %%Teléfono de casa%%
• %%Iniciales%%
• %%Apellido%%
• %%Gerente%%
• %%Teléfono móvil%%
• %%Notas%%
• %%Oficina%%
• %%Buscapersonas%%
• %%Teléfono%%
• %%Código Postal%%
• %%Apartado de correos%%
• %%Estado o Provincia%%
• %%Dirección%%
• %%Título%%
• %%NombrePrincipalUsuario%%
• %%Dirección de correo electrónico de Windows%%

También puede crear y aplicar un descargo de responsabilidad en Exchange Online mediante PowerShell. Conéctese a su arrendatario de Exchange Online:

Connect-ExchangeOnline

Cree una nueva regla de flujo de correo:

New-TransportRule -Name ExtDisclaimer -SentToScope 'NotInOrganization' -FromScope 'InOrganization' -ApplyHtmlDisclaimerLocation Append 'NotInOrganization' -ApplyHtmlDisclaimerText "Your legal notice disclaimer text" -ApplyHtmlDisclaimerFallbackAction Wrap

Luego habilite la regla de flujo de correo:

Enable-TransportRule -Identity ExtDisclaimer