Rastreador de asistencia de Microsoft Teams usando Power Automate y Microsoft Forms – 2xsoftware

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Microsoft Teams se ha convertido en los últimos tiempos en una herramienta imprescindible para la colaboración remota. Con el creciente número de reuniones y eventos que se realizan virtualmente, hacer un seguimiento de la asistencia es crucial para garantizar que todos estén en sintonía.

Afortunadamente, con Power Automate, puede crear fácilmente un seguimiento de asistencia para sus reuniones y eventos en vivo de Microsoft Teams. Imagínese si programara un evento en vivo al que el público pueda asistir. Le gustaría crear un cuestionario previo a la conferencia antes de que puedan ver el enlace para unirse.

En esta publicación de blog, le mostraremos cómo crear un rastreador de asistencia de Power Automate Teams con Microsoft Forms y SharePoint Online.

Requisitos

• Una cuenta de Microsoft 365 con licencia de Power Automate, SharePoint Online, Exchange Online y Teams.

Paso 1: diseñar el formulario de Microsoft

El primer paso es crear un formulario de Microsoft que recopilará datos de asistencia de los asistentes. Siga estos pasos para crear un formulario.

1. Inicie sesión en su Cuenta Microsoft 365 y haga clic en Microsoft Forms en la lista de aplicaciones.
   
2. Haga clic en el botón «Nuevo formulario» para crear un nuevo formulario.
   
3. Agregue las preguntas que desea que respondan los asistentes. En este ejemplo, agregué cuatro preguntas:
   • ¿Cuál es su nombre completo?
   • ¿Cuál es el nombre de tu compañía?
   • ¿Cuál es tu dirección de correo electrónico?
     
4. Personaliza la configuración del formulario, especialmente el mensaje de «gracias».
   
5. Hacer clic Recopilar respuestascontrolar «Acortar URL” y haga clic en Copiar link. Este enlace es al que accederán los asistentes para contestar el formulario.
   

Paso 2: diseñar la lista de SharePoint Online

Ha terminado de crear el formulario de Microsoft para recopilar los datos de asistencia. A continuación, crearemos una lista de SharePoint Online donde Power Automate almacena los datos de asistencia recopilados.

En este ejemplo, estamos usando el https://lazyexch.sharepoint.com/sites/LearningandDevelopment sitio de SharePoint.

1. Abra el sitio de SharePoint, haga clic en Nuevo → Lista.
   
2. Seleccionar Lista en blanco.
   
3. Introduzca el nombre de la lista y haga clic en Crear.
   
4. Modifique y agregue las columnas que coincidan con sus preguntas de Microsoft Forms.
   Al final, su lista de SharePoint Online se vería así:
   

Paso 3: Crear el flujo de equipos de Power Automate

Ahora que tenemos una forma de recopilar los datos de los asistentes (Formulario) y el repositorio de datos (Lista), podemos crear un flujo de Power Automate.

1. Abra la web de Power Automate en https://make.powerautomate.com/.
2. Hacer clic mis flujos → Nuevo flujo → Flujo de nube automatizado.
   
3. Introduzca el nombre del flujo. En este ejemplo, mi nombre de flujo es «Rastreador de asistencia a eventos en vivo.” Selecciona el «Cuando se envía una nueva respuesta” disparar y hacer clic Crear.
   

Configurar el disparador (nueva respuesta de formulario enviada)

1. Seleccione el formulario de la lista desplegable y haga clic en Nuevo paso.
   
2. Elegir el «Obtener detalles de la respuesta» acción.
   
3. Seleccione el formulario de la lista desplegable, haga clic en Agregar contenido dinámicoelegir ID de respuestay haga clic en Nuevo paso.
   

Configure la acción Crear elemento en la lista de SharePoint Online

1. Elija la acción «Crear elemento».
   
2. Especifica el Dirección del sitio y Lista de nombres. Rellene los campos con su contenido apropiado y haga clic en Próximo.
   

Configurar la acción de correo electrónico

Esta acción enviará un correo electrónico al asistente que contiene el enlace del evento en vivo de Teams para unirse.

1. Puede elegir cualquiera de las dos acciones dependiendo de quién desea que provenga el correo electrónico.
2. En el A cuadro, seleccione el Dirección de correo electrónico contenido dinámico del resultado del paso anterior.
3. Ingrese el asunto, redacte el cuerpo del correo electrónico y haga clic en Ahorrar.
   

Si ha seguido los pasos con precisión, tendrá el siguiente flujo final: un disparador y tres pasos (acciones).

Paso 4: Prueba del flujo

1. Ahora que ha creado su flujo, es hora de probarlo. Para hacer esto, haga clic en Prueba.
   
2. Seleccionar A mano y haga clic Prueba.
   
3. Vuelva a su Microsoft Form y envíe una respuesta de prueba.
   Recibirá este mensaje de agradecimiento una vez que haya enviado su respuesta de prueba.
   
4. Vuelva al editor de Power Automate; Debería ver un resultado similar a la captura de pantalla a continuación.
   
5. Vaya a su lista de SharePoint y verifique que se hayan agregado los datos de asistencia.
   
6. Verifique el buzón del asistente y confirme que recibió el correo electrónico con el enlace.
   

¡Felicidades! Ha creado correctamente un rastreador de asistencia de Microsoft Teams con Power Automate. Con esta herramienta, puede realizar fácilmente un seguimiento de la asistencia a todas sus reuniones y eventos virtuales.

Conclusión

En conclusión, aprovechar el poder de Microsoft Teams, Power Automate y Microsoft Forms puede simplificar significativamente el seguimiento de la asistencia y agilizar las tareas administrativas. La integración de estas herramientas permite una automatización perfecta, lo que reduce el esfuerzo manual y ahorra un tiempo valioso a los usuarios, organizadores y administradores.