No archive la carpeta de notas en Office 365

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¿Los usuarios se quejan de que las notas desaparecen de sus buzones de correo de Office 365? El motivo podría ser las políticas de retención, que pueden estar archivando elementos automáticamente. En este caso, los usuarios pueden asignar etiquetas de retención personal a carpetas o elementos para evitar el archivo.

Esta publicación le mostrará cómo crear una etiqueta de política de retención personal para deshabilitar el archivado y cómo aplicar la etiqueta a la carpeta Notas dentro del buzón.

Requisitos

Crear una etiqueta de retención personal

Para evitar que se archive el contenido de la carpeta Notas, se debe asignar a la carpeta una etiqueta de política de retención personal que inhabilite el archivo. Es posible que los inquilinos más nuevos ya tengan disponible esta etiqueta de política de retención. Si no, esta sección le mostrará cómo crear uno.

Método 1: usar el portal de Microsoft Purview

1. Inicie sesión en el ámbito de Microsoft portal.
2. Navegar a Gestión del ciclo de vida de los datos > Intercambio > Etiquetas de retención de MRM > Nueva etiqueta.
   
3. Bajo la Nombre de etiquetaescriba el nombre y la descripción de la nueva etiqueta y haga clic en Próximo.
   Nombre: Personal nunca mover al archivo
   Descripción: Evita que los elementos se muevan al archivo
   
4. En el Método de aplicaciónSelecciona el Por usuarios a elementos y carpetas (personal) opción y haga clic Próximo.
   
5. Bajo Configuración de retenciónseleccione las siguientes opciones y haga clic en Próximo.
   • Periodo de retención: Nunca para el período de retención
   • Acción de retención: Mover elemento al archivo
     
6. En el último paso, haga clic en Entregar.
   
7. Después de crear la etiqueta, haga clic en Hecho.
   Y ha creado correctamente la etiqueta de política de retención personal.
   

Método 2: Uso de Exchange Online PowerShell

1. Conéctese a Exchange Online PowerShell.
2. A continuación, ejecute este comando para crear una nueva etiqueta de política de retención personal:

   New-RetentionPolicyTag ` 
   
   -Name "Personal never move to archive" ` 
   
   -Type Personal ` 
   
   -RetentionEnabled $false ` 
   
   -RetentionAction MoveToArchive ` 
   
   -Comment "Prevents items from being moved to archive"

   Este comando de PowerShell crea una etiqueta de retención personal en Exchange Online con las siguientes propiedades:

   • Nombre: especifica el nombre de la etiqueta de retención. En este caso, se establece en «Personal nunca mover al archivo”.
   • Tipo: especifica el tipo de etiqueta de retención, ya sea personal o predeterminada. En este caso, está configurado para Personal.
   • Retención habilitada: indica si la etiqueta de retención está habilitada. Aquí, está configurado para $falsolo que significa que la etiqueta de retención está deshabilitada.
   • RetenciónAcción: especifica la acción a realizar cuando expire el período de retención. En este caso, está configurado para MoveToArchive, lo que significa que los elementos se moverán al buzón de archivo cuando expire el período de retención. Tenga en cuenta que desde Retención habilitada se establece en $falsono se aplicará la acción de retención.
   • Comentario: especifica un comentario opcional para la etiqueta de retención. En este caso, se establece en «Evita que los elementos se muevan al archivo”.
     
3. Para confirmar, ejecute este comando para enumerar todas las etiquetas de retención. La nueva etiqueta que creó debe estar en los resultados.
   

Nota. Verificar cómo agregar permisos de calendario en Office 365/Exchange a través de PowerShell.

Aplicar la etiqueta de retención a No archivar notas

Ahora que ha hecho que la etiqueta de retención esté disponible, los usuarios ahora pueden asignarla a sus respectivas carpetas de Notes. Sin embargo, este paso solo es aplicable con Outlook en la Web (OWA) y no en el cliente de escritorio de Outlook.

Tenga en cuenta que solo creamos una etiqueta de retención y no la incluimos en ninguna política de retención existente. Esto significa que la etiqueta que creamos no es una opción fácilmente disponible para los usuarios, pero se puede agregar en unos pocos pasos.

1. 1. El usuario inicia sesión en su buzón de correo en OWA (https://outlook.office365.com/mail).
   2. Hacer clic Ajustes > Ver todas las configuraciones de Outlook.
      
   3. Navegar a Correo > Políticas de retención > Agregar nueva política.
      
   4. Selecciona el Personal nunca mudarse a política de archivo y haga clic en Ahorrar.
      

• Cierra la configuración de Outlook.
  
• Para aplicar la política de retención, haga clic derecho en el notas carpeta, haga clic Asignar política y haga clic Personal nunca mover al archivo.
  ¡Eso es todo! El contenido de la carpeta Notas ahora está excluido del archivo.

Conclusión

El archivado es una característica valiosa de Office 365 para ahorrar espacio de almacenamiento y mantener organizados los elementos inactivos. Pero también puede causar problemas si las notas importantes se mueven automáticamente a la carpeta de archivo.

Al seguir los pasos descritos en la publicación del blog, los usuarios pueden excluir las Notas del archivo y asegurarse de que la información importante permanezca fácilmente accesible.

Esta solución simple puede ayudar a los usuarios a administrar sus notas de manera más eficiente y evitar posibles problemas causados ​​por el archivado automático.