Aceptar automáticamente solicitudes de reunión en Microsoft Outlook

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A veces, los usuarios necesitan configurar Outlook para aceptar solicitudes de reunión entrantes automáticamente. Cuando un usuario recibe una solicitud de reunión, Outlook acepta automáticamente la solicitud y envía una respuesta al remitente. Esto ahorra tiempo a los usuarios y permite concentrarse en tareas más importantes.

La aceptación automática de reuniones en Outlook es una técnica un poco más avanzada, pero este artículo le mostrará todo lo que necesita saber. Siga las instrucciones a continuación para obtener información sobre cómo aceptar automáticamente solicitudes de reunión y eliminar reuniones canceladas. Esta instrucción se aplica a las versiones más recientes de Outlook desde 2010 hasta 2021. Aquí encontrará cómo aceptar automáticamente solicitudes de reunión en Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016, Outlook 2019 y Outlook 2021.

Precaución. Planifique cuidadosamente sus horas de trabajo en el Calendario cuando configure Outlook para que acepte automáticamente las solicitudes de reunión. Si tiene una hora no planificada en su calendario, Outlook la considerará como «disponible» y aceptará todas las solicitudes de reunión para esa hora.

Por cierto, este artículo te será útil si quieres hacer lo contrario.rechazar automáticamente las solicitudes de reunión en Outlook. Todo lo que necesita hacer es colocar una marca de verificación adicional.

Aceptar automáticamente convocatorias de reunión en Outlook 2010

Nota. Microsoft Office 2010 y Outlook 2010 llegaron al final de su vida útil (incluido el soporte extendido) el 13 de octubre de 2020. Eso significa que aquellos que se adhieren a esas aplicaciones ya no reciben actualizaciones de seguridad ni parches para vulnerabilidades críticas. Actualice a las versiones más recientes de Office para mantener su seguridad, la de sus computadoras y los datos almacenados en ellas.

Sin embargo, si todavía tiene Outlook 2010 en uso y desea saber cómo aceptar automáticamente las solicitudes de reunión, así es como se hace:

Aquí se explica cómo configurar Outlook 2010 para que acepte automáticamente todas las solicitudes de reunión entrantes.

Nota. Consulte nuestro tutorial sobre cómo configurar el mensaje Fuera de la oficina en Outlook para un usuario diferente.

1. Haga clic en el Archivo en la esquina superior izquierda de la pantalla y seleccione Opciones para iniciar la Configuración de Outlook.
2. Ve a la Calendario sección en la barra lateral izquierda, desplácese hacia abajo y busque el Programación de recursos sección. presione el Programación de recursos botón.
3. En la nueva ventana, coloque una marca de verificación junto a la Aceptar automáticamente solicitudes de reunión y eliminar reuniones canceladas.
4. Prensa De acuerdo para guardar los cambios.

Cómo aceptar automáticamente solicitudes de reuniones en Outlook 2021 y más reciente

Outlook 2021, que es la versión más reciente de Outlook al momento de escribir este artículo, tiene una interfaz de usuario ligeramente diferente. Aún así, la idea principal sigue siendo la misma. También puede usar esta sección para aceptar automáticamente solicitudes de reuniones en Outlook 2019, Outlook 2016 y Outlook 2013. Outlook 2013 ahora no es compatible, por lo que es mejor que pase a una versión más reciente para seguir recibiendo actualizaciones de seguridad.

1. presione el Archivo en la esquina superior izquierda de la pantalla y luego haga clic en el Opciones botón.
2. Haga clic en Calendario y desplácese hacia abajo para encontrar el Aceptar o rechazar automáticamente sección. presione el Aceptar/rechazar automáticamente botón.
3. Coloque una marca de verificación junto a la Aceptar automáticamente las solicitudes de reunión y eliminar las reuniones canceladas botón y haga clic De acuerdo.

¿Cómo aceptar automáticamente solicitudes de reunión de una persona específica en Outlook?

Si desea que Outlook acepte automáticamente las convocatorias de reunión de una persona o dirección de correo electrónico específica, use las reglas de Outlook y el script VBA (macro). Desafortunadamente, Outlook todavía no tiene herramientas integradas para aceptar solicitudes de reunión de una persona o contacto específico automáticamente.

Para tu información. Esta sección se aplica a Outlook 2010 y versiones posteriores sin diferencias. Es lo mismo sin importar qué versión de Outlook esté ejecutando: 2010, 2013, 2016, 2019 o 2021.

Antes de comenzar, tenga en cuenta las siguientes limitaciones:

La cuenta de correo electrónico que recibe la solicitud de reunión debe configurarse como la cuenta predeterminada en su perfil de Outlook. Además, estas reglas solo funcionan en Outlook y no se aplican a OWA.

1. Prensa Alt+F11 para abrir el Microsoft Visual Basic para Aplicaciones ventana.
2. En el panel izquierdo, expanda Proyecto 1 > Objetos de Microsoft Outlook y seleccione Esta sesión de Outlook.
3. Copie y pegue el siguiente código VBA en la ventana derecha:

   Sub AutoAcceptMeeting(metRequest As MeetingItem)
   
   If metRequest.MessageClass <> "IPM.Schedule.Meeting.Request" Then
   
   Exit Sub
   
   End If
   
   Dim metAppt As AppointmentItem
   
   Set metAppt = metRequest.GetAssociatedAppointment(True)
   
   Dim metResponse
   
   Set metResponse = metAppt.Respond(olMeetingAccepted, True)
   
   metResponse.Display
   
   End Sub

4. Alternativamente, puede usar otra macro para aceptar automáticamente solicitudes de reunión en Outlook sin enviar una respuesta:

   Sub AutoAcceptMeetings(oRequest As MeetingItem)
   
   If oRequest.MessageClass <> "IPM.Schedule.Meeting.Request" Then
   
   Exit Sub
   
   End If
   
   Dim oAppt As AppointmentItem
   
   Set oAppt = oRequest.GetAssociatedAppointment(True)
   
   Dim oResponse
   
   Set oResponse = oAppt.Respond(olMeetingAccepted, True)
   
   ' creates response, saves to drafts without sending
   
   oResponse.Close (olSave)
   
   ' deletes draft response
   
   ' if not deleted, may create tentative appt on calendar
   
   oResponse.Delete
   
   End Sub

   

5. Guarde el proyecto VBA usando Control + S acceso directo y cierre la ventana del editor con Alt+Q.
6. Ahora, cree una nueva regla en Outlook. Haga clic derecho en un correo en su bandeja de entrada y seleccione Normas > Nueva regla.
   
   Debe hacer clic con el botón derecho en un correo electrónico de la persona que desea aceptar automáticamente las solicitudes de reunión en Outlook.
7. En una nueva ventana, presione Opciones avanzadas.
   
8. En el Sección 1 lista, seleccione Ejecutar un guión. En la regla, especifique que debe aplicarse a todos los mensajes de los remitentes especificados. Luego especifique que necesita ejecutar Ejecutar un script para estos correos electrónicos: Proyecto1.Esta sesión de Outlook.AutoAcceptMeeting guion. Además, configure las opciones Dejar de procesar más reglas y Moverlo a la carpeta especificada.
   
9. Todo lo que queda es permitir la ejecución de scripts VBA sin firmar en Outlook. Selecciona el Desarrollador pestaña y haga clic en el Seguridad de macros botón. En la lista de opciones, seleccione Notificar para todas las macros o Habilitar todas las macros (no seguridad).
   

   Consejo. Si no puede encontrar el Desarrollador pestaña en la cinta de opciones de Outlook, presione Archivo > Opciones > Personalizar la cinta y coloque una marca de verificación junto a la Desarrollador entrada en la lista derecha de pestañas disponibles.
   

10. Reinicie Outlook. Verá que aparece una advertencia la próxima vez que inicie Outlook. Le advertirá que los scripts se están ejecutando en Outlook. Permítales haciendo clic en el Habilitar todas las macros botón. Precaución: debe preocuparse por su seguridad antes de usar macros para aceptar automáticamente solicitudes de reunión en Outlook. Los delincuentes a menudo usan macros de Office para propagar malware oculto en correos electrónicos u otros archivos de Office. Mantenga su antivirus y firewall habilitados y siempre actualizados. Además, nunca abra correos electrónicos o archivos adjuntos sospechosos.
    
11. La próxima vez que se reciba una solicitud de reunión del usuario especificado en la regla, se aceptará automáticamente y el remitente recibirá un mensaje de respuesta.

En caso de que quieras rechazar automáticamente todas las solicitudes de reunión de una dirección de correo electrónico específica en Outlookuse el siguiente código para la misma guía anterior:

Sub AutoDeclineMeetings(metRequest As MeetingItem) 
If metRequest.MessageClass <> "IPM.Schedule.Meeting.Request" Then 
Exit Sub 
End If 
Dim metAppt As AppointmentItem 
Set metAppt = metRequest.GetAssociatedAppointment(True) 
Dim metResponse 
Set metResponse = metAppt.Respond(olMeetingDeclined, True) 
metResponse.Display 
End Sub

Eso es.